Digitale toegankelijkheid is belangrijker dan ooit. Met de aankomende invoering van de European Accessibility Act (EAA) in 2025 wordt het voldoen aan bepaalde toegankelijkheidseisen ook een wettelijke verplichting voor privébedrijven en overheidsinstanties. Maar wat betekent dit voor PDF-bestanden? In deze blog bieden we een overzicht van de essentiële elementen voor het maken van toegankelijke PDF’s, inclusief tips voor tools zoals Adobe Acrobat en InDesign.
Huh? Toegankelijke PDF’s?
Symfoon schakelde Graviteit in om digitale Eye Keys op te maken die toegankelijkheidstips en -tricks meegeven rond allerlei thema’s voor verschillende doelgroepen. De Eye Keys zijn gericht naar bv. horeca- en evenementorganisatoren die hun ruimtes toegankelijker willen maken of lokale overheden die het stemproces kunnen vergemakkelijken voor blinden en slechtzienden. Voor Symfoon is het ook van belang dat de online Eye Keys toegankelijk zijn voor hun primaire doelpubliek: blinden en slechtzienden die vaak spraaksoftware gebruiken.
Wat houdt toegankelijkheid in een PDF in?
Toegankelijke PDF’s maken het mogelijk voor blinden en slechtzienden om de inhoud ervan te begrijpen en te navigeren, vaak met behulp van schermlezers zoals JAWS of NVDA. Dit zijn softwareprogramma’s die tekst in spraak omzetten en essentieel zijn voor gebruikers met visuele beperkingen. Met het oog op de EAA moeten overheden, publieke en privébedrijven aandacht besteden aan de toegankelijkheid van hun digitale documenten en inclusiviteit voorop stellen.
Om PDF’s toegankelijk te maken, let je op verschillende aspecten tijdens de opmaak:
- Inhoudelijke tags en metadata: Voeg tags toe voor paragrafen, koppen en lijsten. Dit helpt screenreaders om de juiste leesvolgorde te bepalen.
- Alt-tekst voor afbeeldingen: Alle afbeeldingen moeten een alternatieve tekst bevatten om visuele informatie beschikbaar te maken voor screenreader-gebruikers.
- Kleuren en contrast: Voor teksten moet een kleurcontrast van minimaal 4,5:1 worden gehanteerd om de leesbaarheid te waarborgen. Check je contrast makkelijk via de Adobe Contrast Color Analyzer. Zorg dat info of hiërarchie niet enkel via kleur wordt overgebracht.
- Leesvolgorde: Een logische leesvolgorde is cruciaal, vooral bij complexe documenten. Tools zoals Adobe Acrobat en InDesign bieden functies om dit te optimaliseren.
- Lijsten en tabellen: Deze vragen een duidelijk en correct aangegeven structuur om te worden voorgelezen.
Tools en hulpmiddelen voor toegankelijke PDF’s
Adobe Acrobat en InDesign zijn de meest gebruikte programma’s voor het creëren en bewerken van PDF’s.
- Zo kan je in InDesign bij de paragraaf- en objectstijlen exporttags koppelen die aangeven of een tekstblok een header of lopende tekst is. Op deze manier creëer je een structuur die screenreaders kunnen volgen.
- Bij afbeeldingen of illustraties kan je – net als online – een alt-tekst opgeven die het beeld beschrijft.
- Via het venster ‘Articles’ kan je bovendien een leesvolgorde opbouwen per pagina. Je geeft aan wanneer een tekstblok overgaat in een afbeelding of omgekeerd. In hetzelfde venster kan je bladwijzers toevoegen aan je document. Zo kunnen je lezers gemakkelijk navigeren door de verschillende pagina’s.
- Ook aan URL’s in je tekst kan je een beschrijving toevoegen zodat blinden en slechtzienden weten waar de link naartoe leidt.
Exporteer als interactieve PDF
Om ervoor te zorgen dat al deze info mee exporteert naar je uiteindelijke digitale publicatie, moet je je bestand exporteren als Interactieve PDF en ‘Create Tagged PDF’ aanvinken. Een PDF voor druk geeft immers al deze onderliggende info niet mee aan voorleessoftware.
Toegankelijkheidsrapport in Acrobat
Ook in Acrobat kan je al deze bovenstaande info toevoegen aan je document, al loopt het hierbij soms mis: Acrobat blokkeert immers af en toe en de interface is minder overzichtelijk. Via Acrobat kan je wel een toegankelijkheidsrapport insluiten bij je document. Deze ingebouwde tool analyseert jouw PDF. Soms verandert na het exporteren uit InDesign de leesvolgorde nog in Acrobat. Onder de tool ‘Accessibility’ kan je dit aanpassen of eventueel je alt-tekst bij afbeeldingen nog aanpassen.
Controleer en test
Acrobat heeft zelf een ingebouwde voorleesfunctie, al gebruiken blinden en slechtzienden vooral op maat gemaakte software zoals NVDA of JAWS. Maar je kan zo wel zelf eens controleren en testen of de leesvolgorde en navigatie binnen jouw document kloppen. Controleer ook het document met een kleurcontrastchecker, zoals die van WebAIM of TPGI.
Zoek je nog meer info over het opmaken van toegankelijke online documenten PDF’s?
Hieronder kan je uitgebreide info terugvinden:
- Adobe’s handleidingen en richtlijnen voor het opmaken van toegankelijke PDF’s:
Creating Accesible PDFs
Accessibility in InDesign - Sussex University en Yale University geven richtlijnen voor een toegankelijke opmaak in InDesign:
Accessibility in InDesign by Sussex University
Accessibility in InDesign by Yale University - Info over de EAA-act en Digitale toegankelijkheid in het algemeen:
How to Meet WCAG (Quick Reference)
Accessibility Conformance Checklists
Het creëren van toegankelijke PDF’s is niet alleen een kwestie van inclusiviteit, maar vanaf 2025 ook een juridische vereiste in Europa. Door de juiste tools en methoden te gebruiken, zorg je ervoor dat je digitale documenten voor iederéén toegankelijk zijn, ongeacht visuele of andere beperkingen.
Wist je trouwens dat toegankelijkheid één van de grafische ontwerptrends van 2025 is? Je ontdekt de zeven andere trends in onze blog.
Hulp nodig met het opmaken van een toegankelijke PDF of weet je niet goed hoe je moet beginnen? Graviteit denkt maar al te graag met je mee.
