E‑mailhandtekeningen
Een professionele e-mailhandtekening sluit elke mail af in jouw huisstijl, met je contactgegevens erbij. Graviteit ontwerpt ze en bouwt ze technisch zo op dat ze in Outlook, Gmail en de rest overeind blijft. Dat kan voor één persoon, voor je volledige team, of met een banner die je zelf wisselt.
Wat is een e‑mailhandtekening?
Een e-mailhandtekening is het vaste blok onder je mail met je naam, je functie en je contactgegevens.
Verwar het niet met een digitale handtekening, waarmee je documenten rechtsgeldig ondertekent, of met een e‑mailcampagne naar een adressenlijst.
Waarom is een professionele e‑mailhandtekening belangrijk?
Je logo staat op je gevel, je website en je visitekaartjes, maar niets daarvan komt zo vaak bij zoveel mensen terecht als je e-mail. En zit er nog gmail.com of telenet.be achter je naam? Dan begint een professionele mail niet bij de handtekening, maar bij je eigen domeinnaam.
Toch is de handtekening meestal het onderdeel van de visuele identiteit waar het langst niets mee gebeurt. Elke medewerker stelt een eigen versie in, contactgegevens verouderen zonder dat iemand het merkt en het logo raakt uitgerekt of onscherp. Dat los je op met één ontwerp voor iedereen.
Wat moet er in een e‑mailhandtekening staan?
Je naam, je functie, je organisatie en je contactgegevens. Met je logo erbij is dat voor de meeste mensen de hele handtekening.
Belangrijker dan wát erin staat, is de volgorde.
Het oog leest van boven naar onder, precies daarom zet je eerst wie je bent en daarna hoe men je bereikt. Je telefoonnummer, je mailadres en je website maken we aanklikbaar, en waar het past voegen we je socialmediaprofielen toe.
Waarom ziet een mailhandtekening er niet overal hetzelfde uit?
Elk mailprogramma toont opmaak op zijn eigen manier. Outlook doet het anders dan Gmail, en het lettertype uit je huisstijl staat zelden op de computer van je ontvanger. Daarom kiezen we een lettertype dat overal bestaat en houden we de opbouw eenvoudig.
We bouwen je handtekening ook op als tekst, niet als één afbeelding. Wie afbeeldingen blokkeert, zou anders een leeg vak zien. Alleen je logo is een beeld, geplaatst zodat het niet als bijlage meereist.
Het ziet er dus nergens exact hetzelfde uit. Kleine verschillen in afstand of lettergrootte horen erbij.
Werkt een e‑mailhandtekening ook op je smartphone?
Meer dan de helft van je berichten wordt op een telefoon geopend. Een opmaak in twee brede kolommen valt daar uit elkaar, dus bouwen we je handtekening smal genoeg voor een telefoonscherm.
Werk je met de standaard Mail-app op iPhone, dan zijn enkel teksthandtekeningen mogelijk en krijg je daarvoor een eenvoudige variant.
Bij een mailgesprek van meerdere mails heen en weer naar dezelfde persoon verschijnt je volledige handtekening onder elk antwoord. Daarom leveren we vaak een tweede, ingekorte versie met enkel je naam, functie en telefoonnummer. Die kan je hanteren in zo’n langer mailgesprek.
Eén handtekening of een sjabloon voor al je medewerkers?
Vaak groeit ze mee: één handtekening om te beginnen, een sjabloon zodra je team groter wordt.
- Voor zelfstandigen en kleine teams
- Eén ontwerp, klaar voor gebruik
- Met handleiding om ze zelf in te stellen
- Eén ontwerp, een variant per medewerker
- Ruimte voor functies, locaties of talen
- Nieuwe collega’s vullen enkel hun gegevens in
- Ook bruikbaar voor meerdere afdelingen
Een e‑mailhandtekening met campagnebanner
Onder je vaste handtekening kan een banner staan die je zelf vervangt zodra je boodschap verandert: een vacature, een beurs of een nieuwe dienst. Wij leveren een set beelden in het juiste formaat en jij wisselt ze wanneer het nodig is. Je communicatiecampagne bereikt zo meer mensen, zonder dat je een mail extra verstuurt.
Blokkeert een mailprogramma de beelden? Dan mist je lezer de banner, maar niet je handtekening: die staat er als tekst en blijft altijd overeind. Beeld dat wegvalt, boodschap die blijft.
Wil je weten of er ook effectief geklikt wordt, dan werken we met utm-links. Binnen datamonitoring zie je dan welke boodschap mensen doet doorklikken.
Een e-mailhandtekening? Graag!
Houston? Hello? Vertel ons met hoeveel jullie zijn, welk mailprogramma jullie gebruiken en of je huisstijl al vastligt. Laat hieronder je gegevens achter, dan bekijken we samen wat er bij jou nodig is.
E‑mailhandtekeningen? Show me.
Tell me more.
In een notendop.
Wat kost een professionele e‑mailhandtekening?
Een mailhandtekening werken we altijd op maat uit. Eén handtekening voor een zelfstandige is iets anders dan een sjabloon voor dertig medewerkers met wisselende campagnebeelden.
Wat hebben jullie van ons nodig?
Je logo in een goed bestand, je kleuren en je lettertype. Daarnaast de gegevens die in de handtekening moeten, een overzicht van de medewerkers en het mailprogramma dat jullie gebruiken. Maakten wij je huisstijl, dan ligt het grootste deel al klaar.
Welke gegevens moeten er wettelijk in een zakelijke e‑mailhandtekening staan?
Belgische ondernemingen moeten in hun zakelijke communicatie bepaalde gegevens over hun onderneming vermelden, ook in hun mails. Welke dat precies zijn, hangt af van je rechtsvorm en je sector. Wij nemen op wat je boekhouder of juridisch adviseur bevestigt. Een uitgebreide vertrouwelijkheidsdisclaimer heeft niet elke organisatie nodig.
Werkt de e‑mailhandtekening in Outlook en in Gmail?
Ja. We testen in de mailprogramma’s die jullie effectief gebruiken. Welke dat zijn, leggen we bij de start vast.
Wat als er een medewerker bijkomt of vertrekt?
Het sjabloon blijft klaarliggen, dus een extra variant is snel gemaakt. Die aanpassingen zitten niet in de oorspronkelijke opdracht, we voeren ze na je goedkeuring in regie uit. Je kan het bestand ook zelf aanpassen als je dat liever hebt.
Kunnen jullie de e‑mailhandtekening installeren?
Je krijgt de bestanden met een duidelijke handleiding, en meestal volstaat dat. Loop je toch vast, dan helpen we je verder. Ons artikel Hoe stel ik mijn mailhandtekening in? overloopt de stappen voor Outlook op Windows, op Mac en online.