Communicatie is key 

In tijden van crisis is gebleken dat heldere communicatie niet enkel een essentieel middel is in de strijd tegen misinformatie, maar dat het ook een grote factor speelt in het aanwakkeren van solidariteit. Maar waarom is dat juist zo belangrijk?

Crisis in ’t land

Sinds midden maart bevindt België – samen met de rest van de wereld – zich in een crisis: het coronavirus heeft zich razendsnel verspreid over de verschillende continenten en heeft zich gesetteld in het lichaam van meer dan 1 miljoen bewoners van deze planeet. Het is een globale crisis om u tegen te zeggen.

Toch staat de wereld niet stil. Bedrijven zoeken naar manieren om hun klanten te informeren, te behouden en te engageren om vertrouwen te hebben in hun zaak. Communicatiebureaus en –diensten worden ingezet om hierbij te helpen. Op social media ontstond een golf van solidariteit, vol handleidingen over wat jij kan doen om te helpen. Scoutsgroepen organiseren winkeldagen voor bejaarden, technisch werklozen gaan als vrijwilliger werken in ziekenhuizen en handige Harry’s naaien gretig mondmaskers voor zij in nood. En alhoewel communicatie in the big picture niet belangrijk lijkt, ligt het aan de basis van veel initiatieven. Sociale media zorgt voor een snelle en hapklare verspreiding en opname van informatie en tips. Niet enkel voor particulieren, maar ook voor organisaties.

Naast sociale media, is communicatie ook tastbaar in het straatbeeld. Van informatieve posters van de overheid en professionele affiches die mensen een hart onder de riem steken, tot handgeschreven boodschappen voor zorgverleners op witte vlaggen. Mensen gaan op zoek naar creatieve manier om hun hart te luchten en grijpen daarvoor naar communicatie.

Crisiscommunicatie tijdens corona en quarantaine
Crisiscommunicatie tijdens corona en quarantaine

Tips & tricks rond crisiscommunicatie voor bedrijven

Op LinkedIn ontstaan online infosessies en verschijnen aan sneltempo communicatiebundels om te gebruiken tijdens de corona heerschappij. Mensen hebben in deze quarantaine tijden duidelijk de drang om te creëren en om hun ei kwijt te krijgen. Wij vatten enkele van deze tips samen om als bedrijf naar de buitenwereld te communiceren:

1.Hou het kort en krachtig

Niemand wil een ellenlange e-mail of informatieve webpagina lezen waarin rond de pot wordt gedraaid of het punt niet duidelijk is. Als je toch opteert voor een langere tekst, duidt dan kernwoorden aan in het vet.

2. Zorg dat de FAQ op je website op punt staat

Zo weten je klanten niet enkel waar ze naartoe moeten als ze vragen hebben, maar mijd je ook een vloedgolf aan dezelfde vragen. Je kan deze lijst ook binden aan deze huidige crisis en bijvoorbeeld een pagina genaamd “Corona” aanmaken.

3. Hou je informatie up-to-date

Maatregelen veranderen regelmatig en zijn afhankelijk van land tot land, waardoor veel mensen verward zijn. Maak het hen makkelijk door regelmatig updates door te voeren op je website, Google My Business en sociale media. Valt een deel van je werking tijdelijk stil? Stuur een duidelijk mailtje. Klaar is kees.

4. Anders communiceren mag 

Het mag eens wat anders zijn: tijdens de lockdown missen mensen persoonlijk, sociaal contact. Opteer daarom om op een andere manier te communiceren, bijvoorbeeld door te bellen, videocalls of vlogs en webinars.

5. Go with the flow

Het in nu moeilijker dan ooit om je privé- en werksituatie gescheiden te houden: tijdens een videocall kunnen je kinderen al eens in beeld verschijnen, of hoor je je partner op de achtergrond bellen. En dat is oké. Probeer je niet te veel druk te maken over dingen waar je geen controle over hebt. Laat je collega’s op voorhand weten dat je gezin mogelijk kan onderbreken en maak het beste van de situatie.

6. Vergeet de interne communicatie niet

Zorg ervoor dat je collega’s en/of medewerkers up-to-date zijn met wat je bedrijf aan het doen is. Zij zijn altijd de eersten die je moet contacteren.

Natuurlijk is dit slechts een greep uit het aanbod. Het internet staat vol met informatie, dus Google er gerust op los!

Crisiscommunicatie tijdens corona en quarantaine

Graviteit onder de loep

Ook wij zijn bezig met crisiscommunicatie. Graviteit blijft volledig operationeel, het zij van thuis uit, dus over onze eigen aanpak diende er niet veel gecommuniceerd te worden. Onze aangepaste communicatie zit zich meer in de details. Zo zijn we er attent op om bij (potentiële) klanten en partners altijd te checken naar de persoonlijke en professionele situatie in deze rare tijden. We passen onze tone of voice, frequentie van opvolging en momenten van contactopnames aan aan de situatie van de contactpersoon.

Hoe kunnen we jou helpen?

Als communicatiebureau helpen wij dus vooral andere bedrijven in hun crisiscommunicatie. Zo ontwierpen we onlangs een tijdelijke raamsticker voor de nieuwe toonzaal van onze klant Splendide, die graag voorbijgangers en inwoners van de gemeente Wichelen een hart onder de riem wou steken. Ook werkten we mee aan De Warmste Gazette, een krantje dat de inwoners van Wichelen, Serskamp en Schellebelle wekelijks informeert over alles omtrent corona en hoop verspreidt onder zijn lezers. Een ander voorbeeld is onze klant Yuso, die blogs en faq’s schreven over de effecten van de corona crisis en een positieve verschuiving naar thuiswerk belichtten. Wij hielpen hen om die blogs online te verspreiden. Maar naast grotere vormen van crisiscommunicatie, gaat het soms ook over kleine zaken. Zo pasten we openingsuren aan en voorzagen we alternatieve contactopties voor onze klanten Alkeba en SD Tuinen.

Benieuwd of wij jou ook kunnen helpen met jouw crisiscommunicatie?